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Datenschutzerklärung des Vereins simap.ch

Version 3 vom 01.07.2024

In dieser Datenschutzerklärung erläutern wir, der Verein simap.ch (nachfolgend simap.ch, wir oder uns), wie wir auf der Plattform simap.ch und im Zusammenhang mit ebendieser Plattform Personendaten erheben und sonst bearbeiten. Es handelt sich um keine abschliessende Beschreibung; allenfalls regeln andere Datenschutzerklärungen oder allgemeine Geschäftsbedingungen und ähnliche Dokumente spezifische Sachverhalte (vgl. insbesondere die Datenschutzerklärung für die Website KISSimap.ch). Unter Personendaten werden alle Angaben verstanden, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen.

Wenn Sie uns Personendaten anderer Personen (z.B. Familienmitglieder, Daten von Arbeitskollegen) zur Verfügung stellen, stellen Sie bitte sicher, dass diese Personen die vorliegende Datenschutzerklärung kennen und teilen Sie uns deren Personendaten nur mit, wenn Sie dies dürfen und wenn diese Personendaten korrekt sind.

Diese Datenschutzerklärung ist auf die Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung («DSGVO»), das Schweizer Datenschutzgesetz («DSG») ausgelegt. Ob und inwieweit diese Gesetze anwendbar sind, hängt jedoch vom Einzelfall ab.

Diese Datenschutzerklärung bezieht sich nicht auf die Publikationen, die von den Beschaffungsstellen im Rahmen von Ausschreibungen auf simap.ch veröffentlicht werden. Die Beschaffungsstellen sind verantwortlich für Gesetzeskonformität ihrer Publikationen und insbesondere für die Einhaltung der Datenschutzgesetzgebung. Der Verein simap.ch kann nicht für Verstösse gegen die Datenschutzgesetze und -verordnungen der von den Beschaffungsstellen veröffentlichten Publikationen haftbar gemacht werden.

1. Verantwortlicher / Datenschutzbeauftrager

Verantwortlich für die Datenbearbeitungen, die wir hier betreiben, ist der Verein simap.ch, c/o SECO/DPPU, Holzikofenweg 36, 3003 Bern, soweit im Einzelfall nichts anderes angegeben ist. Wenn Sie datenschutzrechtliche Anliegen haben, können Sie uns diese an folgende Kontaktadresse mitteilen: Verein simap.ch, c/o SECO/DPPU, Holzikofenweg 36, 3003 Bern, office@simap.ch. Dies ist auch die Adresse unseres Datenschutzbeauftragten nach Art. 37 DSGVO.

2. Erhebung und Bearbeitung von Personendaten

Wir bearbeiten in erster Linie die Personendaten, die wir im Rahmen unserer Dienstleistungen von den Auftraggebern, Anbietern, Online-Abonnenten und weiteren beteiligten Personen erhalten oder die wir beim Betrieb unserer Website (simap.ch) und weiteren Anwendungen erheben.
Für die Benutzung gewisser Dienste ist eine Registrierung auf der Website simap.ch und damit die Angabe von Personendaten notwendig. Dies betrifft insbesondere die folgenden Dienste:

• Erfassung, Verwaltung und Publikation von Ausschreibungen, Wettbewerben, Studienaufträgen etc.;
• Anmeldung für publizierte Ausschreibungen;
• Benutzung des Frage-/Antwort-Forums;
• Abonnieren von Ausschreibungen;

Wir können folgende Kategorien von Personendaten erfassen: Bei der Registrierung als Benutzer von simap.ch:

• Vor- und Nachname;
• Telefon;
• E-Mail-Adresse;
• Sprache.

Bei Ausschreibungen und anderen Veröffentlichungen:

• Kontaktperson (Stellenbezeichnung, Vor- und Nachname);
• geschäftliche Adresse;
• geschäftliche E-Mail-Adresse;
• geschäftliche Website;
• geschäftliche Telefonnummer.

Bei der Bekanntmachung von Zuschlägen:

• Name und Adresse des Anbieters, welcher den Zuschlag erhalten hat (Unternehmen, allenfalls natürliche Person);;
• Kontaktperson des Auftraggebers (Stellenbezeichnung, Vor- und Nachname);
• Geschäftliche Adresse des Auftraggebers;

Bei der Benützung des Frage-/Antwort-Forums:

• Name des Anbieters, welcher Frage gestellt hat;
• Vor- und Nachname.

3. Zwecke der Datenbearbeitung und Rechtsgrundlagen

Wir verwenden die von uns erhobenen Personendaten in erster Linie, um den Benutzern der Website simap.ch unsere Dienstleistungen anbieten zu können, so insbesondere im Rahmen der Publikation und Recherche von Ausschreibungen von Aufträgen im Rahmen des öffentlichen Beschaffungswesen, der Bereitstellung eines Frage-/Antwortforums hierzu, die Weiterleitung gewisser Ausschreibungen an die Plattform ted.europa.eu, sowie um unseren gesetzlichen Pflichten im In- und Ausland nachzukommen. Wenn Sie für einen Benutzer von simap.ch tätig sind, insbesondere für einen Anbieter oder Auftraggeber, können Sie in dieser Funktion mit Ihren Personendaten natürlich ebenfalls davon betroffen sein.
Darüber hinaus bearbeiten wir Personendaten von Ihnen und weiteren Personen, soweit erlaubt und es uns als angezeigt erscheint, auch für folgende Zwecke, an denen wir (und zuweilen auch Dritte) ein dem Zweck entsprechendes berechtigtes Interesse haben:

• Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse zwecks direkter Benutzeransprache;
• Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung in Zusammenhang mit rechtlichen Streitigkeiten und behördlichen Verfahren;
• Verhinderung und Aufklärung von Straftaten und sonstigem Fehlverhalten (z.B. Durchführung interner Untersuchungen, Datenanalysen zur Betrugsbekämpfung).

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Bearbeitung Ihrer Personaldaten für bestimmte Zwecke erteilt haben (zum Beispiel bei Ihrer Anmeldung für ein Online-Abonnement), bearbeiten wir Ihre Personendaten im Rahmen und gestützt auf diese Einwilligung, soweit wir keine andere Rechtsgrundlage haben und wir eine solche benötigen. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden, was jedoch keine Auswirkung auf bereits erfolgte Datenbearbeitungen hat.

4. Server-Log Files

Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:

• Datum und Uhrzeit der Anforderung;
• Name der angeforderten Datei;
• Seite, von der die Datei angefordert wurde;
• Zugriffsstatus (Datei übertragen, Datei nicht gefunden, etc.);
• verwendeter Webbrowser und verwendetes Betriebssystem;
• vollständige IP-Adresse des anfordernden Rechners;
• übertragene Datenmenge.

Diese Daten werden auch ohne Registrierung auf unserer Website erhoben.

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Verarbeitung erfolgt auf Basis unseres berechtigten Interesses an der Verbesserung der Stabilität und Funktionalität unserer Website.

Aus Gründen der technischen Sicherheit, insbesondere zur Abwehr von Angriffsversuchen auf unseren Webserver, werden diese Daten von uns kurzzeitig gespeichert. Ein Rückschluss auf einzelne Personen ist uns anhand dieser Daten nicht möglich. Nach spätestens sieben Tagen werden die Daten durch Verkürzung der IP-Adresse auf Domain-Ebene anonymisiert, so dass es nicht mehr möglich ist, einen Bezug zum einzelnen Nutzer herzustellen. In anonymisierter Form werden die Daten daneben zu statistischen Zwecken verarbeitet; ein Abgleich mit anderen Datenbeständen oder eine Weitergabe an Dritte, auch in Auszügen, findet nicht statt.

5. Cookies / Tracking im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Website

Wir setzen auf unseren Websites typischerweise «Cookies» und vergleichbare Techniken ein, mit denen Ihr Browser oder Ihr Gerät identifiziert werden kann. Ein Cookie ist eine kleine Datei, die an Ihren Computer gesendet bzw. vom verwendeten Webbrowser automatisch auf Ihrem Computer oder mobilen Gerät gespeichert wird, wenn Sie unsere Website besuchen. Wenn Sie diese Website erneut aufrufen, können wir Sie so wiedererkennen, selbst wenn wir nicht wissen, wer Sie sind. Neben Cookies, die lediglich während einer Sitzung benutzt und nach Ihrem Website-Besuch gelöscht werden («Session Cookies»), können Cookies auch benutzt werden, um Nutzereinstellungen und andere Informationen über eine bestimmte Zeit (z.B. zwei Jahre) zu speichern («permanente Cookies»). Sie können Ihren Browser jedoch so einstellen, dass er Cookies zurückweist, nur für eine Sitzung speichert oder sonst vorzeitig löscht. Die meisten Browser sind so voreingestellt, dass Sie Cookies akzeptieren. Wir nutzen permanente Cookies damit Sie Benutzereinstellungen speichern (z.B. Sprache, Autologin) und damit wir besser verstehen, wie Sie unsere Angebote und Inhalte nutzen. Gewisse der Cookies werden von uns gesetzt, gewisse auch von Vertragspartnern, mit denen wir zusammenarbeiten. Wenn Sie Cookies sperren, kann es sein, dass gewisse Funktionalitäten (wie z.B. automatische Sprachwahl oder Anmeldung) nicht mehr funktionieren.

Wir bauen in unseren Abonnent-E-Mails und allenfalls sonstigen E-Mails teilweise und soweit erlaubt auch sicht- und unsichtbare Bildelemente ein, durch deren Abruf von unseren Servern wir feststellen können, ob und wann Sie die E-Mail geöffnet haben, damit wir auch hier messen und besser verstehen können, wie Sie unsere Angebote nutzen und sie auf Sie zuschneiden können. Sie können dies in Ihrem E-Mail-Programm blockieren; die meisten sind so voreingestellt, dass Sie dies tun.

Mit der Nutzung unserer Websites und der Einwilligung in den Erhalt von Abonnent-E-Mails und allenfalls anderen E-Mails stimmen Sie dem Einsatz dieser Techniken zu. Wollen Sie dies nicht, dann müssen Sie Ihren Browser bzw. Ihr E-Mail-Programm entsprechend einstellen.

6. Datenweitergabe und Datenübermittlung ins Ausland

Wir geben Ihre Personendaten im Rahmen unserer geschäftlichen Aktivitäten und der Zwecke gemäss Ziff. 3, soweit erlaubt und es uns als angezeigt erscheint, auch Dritten bekannt, sei es, weil sie diese für uns bearbeiten, sei es, weil sie sie für ihre eigenen Zwecke verwenden wollen. Dabei geht es insbesondere um folgende Stellen:

• Dienstleister von uns (innerhalb von simap.ch sowie extern, einschliesslich Auftragsbearbeitern (wie z.B. IT-Provider);
• Lieferanten, Subunternehmer und sonstige Geschäftspartner;
• in- und ausländische Behörden, Amtsstellen oder Gerichten;
• anderen Parteien in möglichen oder tatsächlichen Rechtsverfahren;

alle gemeinsam Empfänger.

Befindet sich ein Empfänger in einem Land ohne angemessenen gesetzlichen Datenschutz, verpflichten wir den Empfänger vertraglich zur Einhaltung des anwendbaren Datenschutzes (dazu verwenden wir die revidierten Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, die hier: https://eur-lex.europa.eu/eli/dec_impl/2021/914/oj? abrufbar sind), soweit er nicht bereits einem gesetzlich anerkannten Regelwerk zur Sicherstellung des Datenschutzes unterliegt und wir uns nicht auf eine Ausnahmebestimmung stützen können. Eine Ausnahme kann namentlich bei Rechtsverfahren im Ausland gelten, aber auch in Fällen überwiegender öffentlicher Interessen oder wenn eine Vertragsabwicklung eine solche Bekanntgabe erfordert, wenn Sie eingewilligt haben oder wenn es sich um von Ihnen allgemein zugänglich gemachte Daten handelt, deren Bearbeitung Sie nicht widersprochen haben.

7. Dauer der Aufbewahrung von Personendaten

Wir verarbeiten und speichern Ihre Personendaten, solange es für den Zweck der Erfassung und Weiterverarbeitung erforderlich ist sowie darüber hinaus gemäss den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten. Dabei ist es möglich, dass Personendaten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden können und soweit wir anderweitig gesetzlich dazu verpflichtet sind oder berechtigte Geschäftsinteressen dies erfordern (z.B. für Beweis- und Dokumentationszwecke). Sobald Ihre Personendaten für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, werden sie grundsätzlich und soweit möglich gelöscht oder anonymisiert. Für betriebliche Daten (z.B. Systemprotokolle, Logs), gelten grundsätzlich kürzere Aufbewahrungsfristen von zwölf Monaten oder weniger.

8. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz Ihrer Personendaten vor unberechtigtem Zugriff und Missbrauch wie etwa Schulungen, IT- und Netzwerksicherheitslösungen, Zugangskontrollen und -beschränkungen, Verschlüsselung von Datenträgern und Übermittlungen, Pseudonymisierung, Kontrollen.

Diese Website nutzt aus Gründen der Sicherheit und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel der Anfragen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL-/TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von «http://» auf «https://» wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

9. Pflicht zur Bereitstellung von Personendaten

Im Rahmen der Benutzung unserer Website simap.ch müssen Sie diejenigen Personendaten bereitstellen, die für die Erstellung und Benutzung Ihres Benutzerprofils sowie der Inanspruchnahme der gewünschten Dienstleistungen unsererseits erforderlich sind (eine gesetzliche Pflicht, uns Daten bereitzustellen, haben Sie in der Regel nicht). Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, Ihnen (oder der Stelle oder Person, die Sie vertreten) unsere Website und unsere Dienstleistungen in vollem Umfang anzubieten. Wenn gewisse Angaben zur Sicherstellung des Datenverkehrs (wie z.B. IP-Adresse) nicht offengelegt werden, kann die Website eventuell gar nicht genutzt werden.

10. Rechte der betroffenen Person

Sie haben im Rahmen des auf Sie anwendbaren Datenschutzrechts und soweit darin vorgesehen (wie etwa im Falle der DSGVO) das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, das Recht auf Einschränkung der Datenbearbeitung und sonst dem Widerspruch gegen unsere Datenbearbeitungen sowie auf Herausgabe gewisser Personendaten zwecks Übertragung an eine andere Stelle (sog. Datenportabilität). Bitte beachten Sie aber, dass wir uns vorbehalten, unsererseits die gesetzlich vorgesehenen Einschränkungen geltend zu machen, etwa wenn wir zur Aufbewahrung oder Bearbeitung gewisser Daten verpflichtet sind, daran ein überwiegendes Interesse haben (soweit wir uns darauf berufen dürfen) oder sie für die Geltendmachung von Ansprüchen benötigen. Falls für Sie Kosten anfallen, werden wir Sie vorab informieren. Über die Möglichkeit, Ihre Einwilligung zu widerrufen, haben wir bereits in Ziff. 3 informiert. Beachten Sie, dass die Ausübung dieser Rechte im Konflikt zu vertraglichen Abmachungen stehen kann und dies Folgen wie z.B. die vorzeitige Vertragsauflösung oder Kostenfolgen haben kann. Wir werden Sie diesfalls vorgängig informieren, wo dies nicht bereits vertraglich geregelt ist.
Die Ausübung solcher Rechte setzt in der Regel voraus, dass Sie Ihre Identität eindeutig nachweisen (z.B. durch eine Ausweiskopie, wo Ihre Identität sonst nicht klar ist bzw. verifiziert werden kann). Zur Geltendmachung Ihrer Rechte können Sie uns unter der in Ziffer 1 angegebenen Adresse kontaktieren.
Jede betroffene Person hat überdies das Recht, ihre Ansprüche gerichtlich durchzusetzen oder bei der zuständigen Datenschutzbehörde eine Beschwerde einzureichen. Die zuständige Datenschutzbehörde der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (http://www.edoeb.admin.ch).

11. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit ohne Vorankündigung anpassen. Es gilt die jeweils aktuelle, auf unserer Website publizierte Fassung. Soweit die Datenschutzerklärung Teil einer Vereinbarung mit Ihnen ist, werden wir Sie im Falle einer Aktualisierung über die Änderung per E-Mail oder auf andere geeignete Weise informieren.